BPM é uma sigla para Business Process Management, mas administrar uma empresa com essa ferramenta ainda é um desafio para muitos gestores.
Muitos empresários não sabem como qualificar se o negócio possui ou não uma boa direção.
Isso acontece porque, geralmente, não existe um método definido para fazer esse trabalho, mas se uma empresa não consegue controlar seus processos, acaba perdendo dinheiro e eficiência com tarefas mal executadas.
Administrar bem o negócio é a melhor forma de fazê-lo crescer e expandir sua atuação no mercado em que atua, e existem várias metodologias e ferramentas que ajudam nesse sentido.
O papel do gestor é encontrar aquela que mais se adéqua à sua realidade e necessidade, mas em vista de tantas possibilidades, pode ser difícil e até confuso escolher a melhor opção.
Não é de hoje que o BPM se mostra como uma boa alternativa, mas antes de fazer sua implementação, é necessário conhecê-lo um pouco mais e assim identificar a real necessidade de colocá-lo em prática.
Pensando nisso, neste artigo, vamos explicar o que é BPM, para que ele serve e dar algumas dicas para implementá-lo em seu negócio.
Entenda o conceito de BPM
Business Manager é uma prática que ajuda a compreender os processos internos de uma companhia, a fim de gerenciá-la e aplicar as melhores metodologias para a sua evolução.
Trata-se de um grupo de ferramentas que atendem a um ciclo completo de gestão de processos, voltados para objetivos como:
- Otimização;
- Monitoramento;
- Implementação;
- Redesenho;
- Modelagem.
Ele pode ser aplicado em um fabricante de catraca controle de acesso porque, de acordo com o Instituto Gartner, BPM é uma disciplina que ajuda a gerenciar melhor os processos.
Seu uso garante bons resultados, agiliza as operações e melhora o desempenho dos negócios. Ele também é empregado em processos voltados para os campos organizacionais.
Dessa forma, também é capaz de interligar sistemas, fluxos, dados e pessoas, bem como informações que geram e agregam valor para clientes e consumidores em geral.
Um de seus maiores diferenciais, quando comparado com outras ferramentas, é que ele é totalmente desenvolvido com foco em pessoas.
Como resultado, a empresa trabalha com uma ferramenta fácil para os colaboradores, mas o sucesso de sua aplicação depende do modo como as informações são inseridas no BPM.
Assim sendo, é necessário considerar a participação humana nessa metodologia, para que de fato ela seja precisa, relevante e tecnológica.
Para que serve o BPM?
Sabendo qual é o conceito de BPM, fica mais fácil compreender o papel dele dentro de um negócio. Suas finalidades são:
Mapear processos
A primeira etapa é descobrir como as atividades fundamentais para o funcionamento da empresa são realizadas.
Nesse sentido, uma empresa de instalação elétrica ar condicionado deve organizar os processos e sua duração, além de seus objetivos e a forma como eles são executados.
Em outras palavras, para fazer o mapeamento dos processos, é necessário reunir informações essenciais para uma missão.
Esta etapa é importante porque ajuda a obter conhecimento completo acerca dos procedimentos e de que maneira eles podem ser melhorados.
Padronizar processos
O BPM também ajuda a encontrar um padrão de organização, mas os colaboradores precisam estar engajados e seguir uma forma de trabalho, pois isso ajuda a identificar melhorias na execução.
A padronização garante que todas as atividades sejam entregues com qualidade, sem que seja necessário envolver funcionários específicos ou um time exclusivo para o desenvolvimento dos processos.
Melhorar os procedimentos
A melhoria é possível por conta de uma análise constante de processos que não estão adequados e que precisam ser reformulados.
O BPM avalia o processo, documenta boas práticas, reajusta o fluxo de trabalho e otimiza os procedimentos internos. Isso acaba por reduzir os riscos, custos e ainda aumenta o aprendizado e a qualidade.
Como implementar um software BPM?
Para que um fabricante de brindes corporativos sofisticados possa implementar um software BPM, é necessário seguir algumas práticas. São elas:
Considerar a perspectiva do usuário
O fator humano é o principal ponto que precisa ser considerado, portanto, é necessário saber qual é a perspectiva do usuário final. Isso vai ajudar o gestor a acelerar o engajamento dos colaboradores e aumentar a satisfação deles com o software.
A companhia precisa se antecipar a qualquer ruído organizacional que pode aparecer em diferentes setores.
Os funcionários precisam ser encorajados a compreender os benefícios trazidos por essa ferramenta para o seu dia a dia de trabalho, e todas as vantagens que ela é capaz de trazer para a corporação.
Sendo assim, não basta apenas ensiná-los em relação às instruções de uso do software, mas também explicar por que ele é importante e necessário.
Investir em treinamentos
Os treinamentos para o uso da ferramenta são muito importantes, por isso, devem fazer parte do processo de implementação.
Só que durante esse processo, uma empresa que fabrica ferramentas para chaveiro abertura de cofre deve investir na ambientação sobre razões que levaram às mudanças de rotina e à substituição de ferramentas antigas.
Caso o gestor perceba que determinado setor teme as mudanças, pode investir em um discurso que neutralize esse sentimento.
Em linhas gerais, é necessário fazer com que os usuários se sintam confortáveis e até entusiasmados com as mudanças provocadas na rotina. Isso fará com que se sintam mais seguros e encarem a novidade de maneira positiva.
Planejar a aceitação do software
A adoção do BPM precisa ser responsiva, o que requer planejar e pensar a aceitação caso a caso, de maneira antecipada.
Os pontos positivos precisam ser ressaltados para os colaboradores, mostrando para eles todas as melhorias que a ferramenta pode trazer.
Um dos aspectos positivos que uma empresa de monitoramento para carros pode ressaltar é o fato de que aprender a utilizar esse software ajuda a enriquecer o currículo dos profissionais.
O gestor deve mostrar que a ferramenta é estratégica para a empresa e para os funcionários, que vão desenvolver uma importante habilidade profissional.
Preparar uma apresentação
Os colaboradores precisam sair alinhados ao final da apresentação sobre o BPM, tendo em vista que essa solução é uma novidade e vai impactar toda a cadeia de funcionários.
Para facilitar o processo de preparação e apresentação, o gestor pode utilizar várias ferramentas, como um diagrama customizado, que contemple cada setor, considerando seus níveis.
Outra opção é inserir em campos de cada setor e nível, alguns fatores de resistência, mas lembre-se de que essa estratégia deve ser apenas para apreciação do gestor responsável e não deve ser mencionada na apresentação.
Ao fazer isso, o gestor de uma empresa de aluguel de impressora a laser colorida pode elaborar algumas respostas para neutralizar as objeções, e estas sim devem ser abordadas na apresentação.
Outro ponto importante é conhecer a fundo as ferramentas usadas atualmente na empresa, ou seja, aquelas que serão substituídas pelo BPM, a fim de ressaltar os ganhos e a melhora na rotina.
Não se esqueça de fazer uma lista com todas as melhorias que o software vai proporcionar para cada setor, em seus diferentes níveis.
Por fim, destaque, de maneira pessoal, todos os ganhos profissionais que os funcionários terão ao conhecerem e se aprimorarem no uso dessa ferramenta.
Benefícios do BPM
A fim de fortalecer a apresentação da ferramenta para uma escola que oferece curso de manutenção iPhone, vamos apontar brevemente alguns dos benefícios trazidos por esse software.
Um deles é a transparência dos processos, ou seja, os colaboradores ficarão mais cientes de suas tarefas e por isso vão executar as atividades com muito mais qualidade.
A ferramenta estabelece indicadores de desempenho, assim sendo, fica mais fácil saber como está o desempenho da corporação e de seus processos internos, o que traz melhorias e controle de qualidade.
O BPM também elimina barreiras e gargalos e torna o fluxo de trabalho mais eficiente, e isso gera impactos na produtividade da equipe.
Outro benefício é o fato de que processos repetitivos são automatizados, o que traz mais agilidade para os processos internos e direciona o trabalho dos colaboradores.
Consequentemente, suas decisões serão mais assertivas e o trabalho executado estará sempre alinhado com os objetivos da organização.
Com processos fluidos, tudo fica mais ágil, portanto, a companhia será capaz de entregar muito mais e em menos tempo. Os clientes ficarão mais satisfeitos e os colaboradores mais engajados.
Considerações finais
Sendo assim, as empresas, como uma gráfica especializada em convite digital personalizado, precisam investir em estratégias e tecnologias que otimizam seu trabalho e potencializam os resultados.
O BPM é uma ferramenta que tem essa capacidade e que pode ser aplicada em diferentes tipos de negócios, trazendo muitos benefícios para os resultados da empresa e o desempenho dos colaboradores.Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
